La función de un planificador de eventos es asegurarse de que todo transcurra sin problemas en la organización del evento. Es habitual encontrar aspectos de la planificación susceptibles de cambiar durante el evento, así es esencial estar preparado para lo que pueda ocurrir.
En Event-GO compartimos algunos de los errores más comunes en planificación de eventos que debes evitar para estar preparado.
Un plan sólido y estable permite que un evento funcione y cumpla las expectativas. Es esencial disponer de la información necesaria para los miembros del equipo, como sus funciones o el horario del evento, o dónde deben estar los asistentes y cuándo. Si un evento resulta fallido, puede que los asistentes se lleven una experiencia negativa y no deseen volver a ningún evento en el futuro.
Una planificación de eventos de éxito alcanza sus objetivos, se mantiene dentro del presupuesto y aporta un experiencia inolvidable a los invitados. Los errores comunes enumerados en este blog muestran algunos de los principales retos de planificar un evento, y la importancia de una buena planificación.
Errores de planificación de eventos y cómo evitarlos
Cuando se trata de planificar eventos, sin duda la experiencia es una de las mejores formas de aprender. Es habitual que acontezcan errores, pero en realidad es la forma en que lo afrontamos lo que nos diferencia como planificadores de eventos.
Estos son los 10 errores comunes de planificación de eventos, por qué se dan y consejos sobre posibles soluciones.
1. Obviar la experiencia de tus invitados.
Los asistentes son el centro del evento, así al planificar debes tener en mente su experiencia y considerar su punto de vista. ¿Pueden visitar fácilmente el lugar del evento o necesitan una señalización clara? ¿Hay alguna cola que pueda ocasionar un atasco? Se trata de cosas sin importancia aparente pero que pueden marcar la diferencia.
Tener en cuenta además la razón por la que asisten al acontecimiento, una ocasión para reunir a personas que comparten ideas y conocimiento, por lo que es una buena idea incluir tiempo en el programa para establecer contactos.
Asegúrate de contar con espacios de descanso y añade un poco de margen entre las charlas. Luego, los asistentes pueden conocer a los patrocinadores, visitar los puestos, interactuando con las exhibiciones o simplemente tomar una copa con amigos.
2. Falta de personal para tu evento
Asegúrate de contar con el personal más que suficiente para ayudar a los asistentes, o en aspectos como la instalación y control de los equipos tecnológicos o el catering. Para ello debes conocer que necesitan las partes interesadas del evento, invitados y proveedores. Si necesitas más ayuda durante ciertos momentos del día, uno de los miembros de tu equipo puede echar una mano.
Describa la función de cada persona para estar seguro de que se atienden todo los aspectos y compártelas con todo el equipo antes del evento. Si los miembros del equipo tienen roles secundarios, asegúrate de definirlos claramente. De esta manera, todos sabrán a quién acudir y cuándo.
3. Un plan de gestión de eventos incompleto
Entre una gran cantidad de tareas por hacer, debemos disponer de un cronograma en el que aparezcan todas ellas desde el inicio hasta el fin del evento. De este modo es clave crear un plan que muestre a todos en qué están trabajando y garantice que todos estén en el mismo punto.
Un plan general de gestión de eventos también ayuda a tener una visión de la marcha del evento. Limita las posibilidades de no cumplir con los plazos, o desviarnos del objetivo general del evento. Además ayuda a crear un mejor flujo de trabajo, porque el equipo sabrá así a quién acudir en determinadas fases de la planificación y será más consciente de lo que sucede detrás de escena.
La gestión de riesgos es otra clave de la planificación de eventos. Permite definir un proceso para identificar los riesgos evitando problemas graves. Se refiere tanto a la seguridad como a la financión. El análisis de riesgos de eventos en la estrategia general permite un mejor proceso de planificación y mejora al experiencia de los asistentes.
4. Ignorar otros eventos similares en la zona.
Evitar la competencia ayuda al efecto llamada, y favorece la asistencia a tu evento del mayor número de personas posible.
A veces un evento, sin ser competencia directa, que se celebra cerca del tuyo, puede interferir. Por ejemplo una actuación musical con un volúmen excesivo. Lo mejor para evitar este tipo de situaciones es verificar si hay algo más programado en la zona local.
Para evitarlo contacta con los planificadores de eventos y empresas locales para saber si hay algún evento próximo. Mira también los tablones de anuncios locales y consulta las redes sociales. Y promociona bien tu evento, asegúrate que todos tienen clara la fecha.
5. No confirmar con los proveedores
Al organizar proveedores de eventos pueden fallar muchos aspectos. Por ejemplo, falta de personal o fallos de comunicación. Por eso es aconsejable conseguir una confirmación por escrito al menos uno o dos días antes del evento, confirmando todo lo acordado con anterioridad: horas de llegada, lo que están proporcionando o facturación.
6. No ajustarse al presupuesto del evento
El presupuesto es uno de los mayores retos en la gestión de eventos, porque surgen cambios impiden el seguimiento de los presupuestos, en especial si la comunicación en el equipo falla.
Asegúrate de comunicarte regularmente con todos para reducir más gastos. Programa reuniones con frecuencia y cuenta con un sistema con el que poder realizar un seguimiento de lo que se gasta.
Si algo sale mal y necesitas hacer cambios, por ejemplo, cambiar de proveedor, no hagas estos cambios sin revisar los gastos actuales para no pasarte del presupuesto.
7. Falta de tiempo para la instalación
No hagas que los asistentes se presenten para encontrarse que todavía te estás preparando. Es aconsejable llegar al lugar de su evento lo antes posible y asegurarte de tener suficiente tiempo para prepararte.
Ten en cuenta si en el lugar del acontecimiento hay un evento antes o después del tuyo, para saber exactamente de cuánto tiempo dispones para preparar o recoger la instalación. Asegúrate de comunicar esto a todos los miembros del equipo, incluidos proveedores y conferenciantes.
También es recomendable que, además de una prueba previa al evento, también se incluya una prueba de la configuración para tener una idea de cuánto tiempo llevará.
8. Copias de seguridad de tecnología de eventos
Son muchos los desafíos tecnológicos a los que enfrentarse en planificación de un evento. Por ejemplo: puede perderse la conexión a internet, problemas para iniciar sesión en el software entre los asistentes, o las personas que intervienen en la charla pierden sus presentaciones y no tienen copias de seguridad.
Debes prevenir los problemas tecnológicos asegurándote de que todo el personal del evento sabe utilizar la tecnología, el equipo de comunicación o, por ejemplo, el software de registro de datos para los asistentes, incluidos los conferenciantes u oradores. Procura aplicaciones fáciles de manejar para evitar retrasos al inicio, y la frustración de los asistentes.
Comprueba de qué se dispone en el lugar del evento y qué necesitas traer. Pruébalo todo previamente. Conoce el soporte técnico del sitio y pide información a su propio equipo. También conviene pedir a sus oradores copias de seguridad de diapositivas, para la continuación del evento si surge algún percance.
9. No prepararse para demasiados asistentes
Aunque parezca poco probable puede suceder que a tu evento asistan más personas de lo que tenías previsto, lo que generará un problema de aglomeración.
Evita estos posibles inconvenientes conociendo el número máximo de invitados que puede atender el evento, haciendo un seguimiento de la venta de entradas, y compensando a los asistentes que rechaces con eventos futuros o regalos de eventos.
10. No delegar
Asegúrate de tener suficiente personal disponible para ayudar a trabajar en las tareas, compartir ideas y participar cuando lo necesite, especialmente si las cosas no salen según lo planeado.
Aprovecha las fortalezas de tu equipo. Delega tareas en función de los roles y aptitudes laborales para dedicar más tiempo a tareas más importantes.
Si el personal también tiene dificultades para mantenerse al día con la carga de trabajo, es posible que deba contratar más ayudantes para preparar el evento a tiempo.
En EventGO llevamos a cabo la planificación de eventos. Nuestros equipos de profesionales y técnicos están disponibles para resolver cualquier inconveniente, ofreciendo la última tecnología disponible para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas.
Conoce nuestros trabajos, y si deseas más información sobre nuestros servicios consúltanos sin compromiso.
