La planificación de una feria profesional con éxito necesita organización, creatividad y resiliencia. Compartimos algunos consejos útiles.

La mayoría de las organizaciones que trabajan para empresas (B2B) miden el éxito de una feria comercial por la cantidad de clientes potenciales, oportunidades y retorno de la inversión (ROI) que surgen de un evento. Sin embargo no hay duda de que el nivel de esfuerzo que se dedica al evento determina en última instancia su tasa de éxito.

Las ferias comerciales son una gran inversión para una empresa. Por lo tanto, necesita contar con las métricas y datos que permitan demostrar por qué es una táctica efectiva en tu plan de marketing de empresa.

El equipo de EventGO es experto en todo el proceso. Nuestra trayectoria nos permite conocer los detalles para la planificación de este tipo de eventos con éxito. Te damos algunos útiles consejos para organizar una feria profesional.

1. Encuentra el lugar adecuado

¿Sabes qué tamaño de evento planeas celebrar? Esto es fundamental ya que limitará los lugares que debes valorar. También debes conocer cuánto espacio necesitará cada expositor.

Es posible que del recinto se ubique lejos del área donde se mueve habitualmente. Si planeas atraer expositores de todas partes, es posible que debas elegir el lugar que más convenga a todos los involucrados.

Dependiendo del sector, hay más personas interesadas en asistir a una feria profesional en ciertas áreas. Si bien esto puede ser una dificultad, resulta útil si quieres involucrar a más personas.

2. Investiga ideas de diseño

Planificar el diseño de una feria profesional puede conllevar más trabajo de lo que esperabas. Muchos eventos tienen una configuración similar, así podría ser útil tomar como referencia cualquier feria comercial a la que hayas asistido previamente.

Una feria comercial exitosa debe tener suficiente espacio para todos los asistentes, aunque tampoco debe ser más grande de lo que necesitas, ya que puede dejar espacio vacío.

También existen numerosos recursos que puede encontrar online donde ver algunos de los diseños más comunes y para qué tipo de ferias comerciales funcionan mejor. Hacer esto es más fácil una vez que tengas claro el lugar, y conocer así cómo es el recinto donde se realizará la instalación y la decoración del espacio.

3. Planifica con mucha antelación.

Una de las cosas más importantes que puedes hacer antes de una feria comercial es planificar con mucha anticipación la hora programada. Nunca es pronto para empezar.

Por ejemplo informar a tu equipo de las fechas de viaje permite contratar vuelos antes de que suban los precios. Y asegura la reserva de habitaciones antes de que se agoten las plazas del hotel.

Ten en cuenta los siguiente antes de comenzar a organizar el evento:

• Definir los objetivos.
• Valorar el potencial de tu evento.
• Establecer un presupuesto aproximado.
• Desarrollar un plan de marketing.
• Hacer un listado de potenciales recintos para el feria.
• Hacer una estimación de necesidades de material, personal, etc.

Además de la logística del evento, la planificación de la campaña previa al evento es clave. ¿Estás lanzando un nuevo producto al mismo tiempo que el evento? ¿Tienes alguna gran noticia para compartir durante la semana del programa? ¿Necesitas imprimir fichas de productos y pedir regalos?

4. Mantén comunicados y bien informados a los equipos técnicos, comerciales y ejecutivos.

Una herramienta eficaz en la preparación de ferias comerciales es la comunicación. Varios equipos suelen asistir a las ferias comerciales, incluidos técnicos, marketing, ventas y el equipo ejecutivo. Asegúrate de que todos están en sintonía y tienen toda la información relevante antes del evento. Incluye reuniones y horarios.

Además, te recomendamos crear un documento de logística para asegurarte de que no se omita nada y queden claras los objetivos. El documento debe incluir los números de teléfono de todos los miembros del equipo en caso de que necesite comunicarse con ellos mientras está en el sitio. Imprime copias y hazlas fácilmente accesibles en un dispositivo móvil.

Una semana antes es recomendable una reunión previa con todo el grupo de profesionales para la preparación, y así exponer una descripción general de la programación y eventos, esto te ayudará a preparar a todo el equipo.

Reunir a profesionales, como el equipo de EventGO, que tengan experiencia en organizar ferias, como planificadores de eventos y vendedores, es esencial para el éxito del acontecimiento.

5. Encuentra patrocinadores de ferias profesionales.

Muchas ferias profesionales no podrían existir sin patrocinadores. Su patrocinio no solo ayuda a financiar el acontecimiento, sino que también atraerá una audiencia más amplia. Es probable que cualquier persona que ya esté involucrada con su patrocinador tenga algún interés en tu feria comercial.

Cualquier empresa que decida patrocinar una feria comercial la anunciará por su beneficio, lo que puede ayudar fácilmente a correr la voz. Estas son personas que de otro modo no habrían sabido que el evento estaba ocurriendo. La clave para conseguir grandes patrocinadores de ferias comerciales es encontrar formas innovadoras de hacer que el patrocinio los beneficie.

6. Crea un plan de marketing

La comercialización de la feria profesional es una de las partes más importantes de la organización. Lograr que las empresas vengan y establezcan un stand en tu feria puede ser fácil, pero lograr que la gente asista puede ser difícil.

Es importante para cualquier feria comercial de éxito atraer la atención de la gente meses antes de que ocurra el evento. Lo más probable es que ya conozca a muchas personas en su industria, lo que puede facilitar el contacto con las personas.

Si tiene una lista de correo electrónico, esta puede ser una manera perfecta de hacer que tu evento llegue a los oídos de las personas adecuadas. Comienza a preparar emails al menos de cuatro a seis semanas antes del evento. Necesitarás informar a tu público sobre la presencia de stands en la feria, y utilizar el correo electrónico como plataforma para anunciar noticias importantes, avances y oportunidades para conocer al equipo.

Publica fotos del evento en tus redes sociales antes, durante y después del evento. Invita a los asistentes a pasar por tu stand para participar en un concurso, recoger un obsequio o ver una demostración. Asegúrate de incluir el número de tu stand y el hashtag del evento para que los asistentes puedan encontrarlo fácilmente.

7. Programa eventos para el día

Ninguna feria comercial de éxito puede consistir solo en asistentes caminando por el evento todo el día. Para mantener a las personas interesadas y comprometidas, deben contar con eventos especiales a lo largo del día.

Muchas ferias comerciales albergan a varios oradores invitados que están muy involucrados en el sector para dar una charla que puede ayudar a educar a los asistentes.

También es importante que tenga las comidas preparadas para el día, así como un servicio de catering para la feria comercial. Para algo más único, incluso podría considerar tener concursos durante todo el día, que es una manera fácil de mantener a sus invitados entusiasmados con el evento.

8. Evaluación, informe y seguimiento.

Reúne a tu equipo después de la feria comercial. Toma nota sobre lo que funcionó bien y las oportunidades de mejorar. ¿Fueron buenas las ubicaciones en el stand? ¿Hubo suficiente asistencia? ¿El mensaje resonó entre los asistentes? Estas notas serán útiles para determinar qué cambiar cuando comiences a planificar la próxima feria profesional.

El seguimiento posterior al espectáculo es fundamental. Asegúrate de que todos los clientes potenciales se carguen en tu sistema de gestión de clientes (CRM) y se compartan con el equipo de ventas tras la finalización del evento.

Estos datos ofrecen información sobre el tráfico del stand, la cantidad de clientes potenciales calificados y las oportunidades potenciales para tu negocio. Esta acción se puede utilizar para generar datos históricos relacionados con ferias comerciales y justificar la asistencia a eventos futuros.

Ya sea que esta sea tu primera feria profesional o no, es una buena idea considerar todos estos consejos para mejorar sus posibilidades de éxito. Las exposiciones de negocios siguen siendo importantes, incluso en esta era de marketing digital. Tus proveedores verán que no hay mejor manera de causar una impresión personal en un cliente potencial que una reunión cara a cara. Es su trabajo asegurarte que los proveedores tengan la oportunidad de hacer precisamente eso.